Segreteria Studenti - Informativa sul trattamento dei dati personali

Premessa

La presente informativa descrive le caratteristiche dei trattamenti svolti da Luiss sui dati personali degli studenti, raccolti in occasione dell’immatricolazione ai Corsi di laurea e laurea magistrale, evidenziando i diritti che la normativa garantisce all’interessato.

L’informativa viene periodicamente aggiornata, per adattarla alla normativa vigente o alle nuove modalità di trattamento dei dati personali.

Quali dati personali raccogliamo? 

Il Titolare del trattamento raccoglie e tratta i seguenti dati personali:

• dati identificativi dell’interessato (nome, cognome, luogo e data di nascita, C.F., cittadinanza);
• immagine;
• dati di contatto (indirizzo di residenza, e-mail, telefono);
• dati relativi al percorso di studi;
• dati relativi alla conoscenza di lingue straniere;
• dati particolari (es. dati di salute, handicap anche parziali…);
• dati indicativi della situazione reddituale e patrimoniale (ISEE, ecc….);
• dati relativi a un contatto di emergenza (nome, cognome, telefono, e-mail, grado di parentela).

Per quali finalità raccogliamo i Suoi dati e perché il trattamento è legittimo?

Il Titolare raccoglie e tratta le informazioni personali dell’interessato perseguendo le seguenti finalità:

1. gestire il rapporto con l’iscritto organizzando il complesso delle attività di formazione, di supporto alla didattica e di accertamento delle competenze acquisite, tramite esami e test intermedi di verifica, nonché tramite prova finale (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nell’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri ex art. 6, par. 1, lett. e Reg. UE/2016/679);
2. gestire dal punto di vista amministrativo il rapporto con l’iscritto, sottoporre all’interessato questionari relativi ai servizi offerti dall’Ateneo (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel contratto sottoscritto tra l’Università e l’iscritto);
3. utilizzare l’immagine dello studente al fine della creazione del badge elettronico (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel contratto sottoscritto tra l’Università e l’iscritto);
4. inviare all’iscritto questionari volti alla raccolta di dati statistici richiesti dal MIUR e da altri soggetti istituzionali e a supportare l’Ateneo nella progettazione e implementazione di indagini conoscitive e studi tematici (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nell’obbligo legale cui è soggetto il Titolare del trattamento nonché nel contratto sottoscritto tra l’Università e l’iscritto);
5. gestire, dal punto di vista contabile e fiscale, i rapporti con l’iscritto (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel contratto e nelle disposizioni della legge in materia);
6. contattare il soggetto indicato quale contatto di emergenza in casi estremi di necessità (la legittimazione giuridica è rinvenibile nel consenso dell’interessato);
7. gestire l’assegnazione ed erogazione delle borse di studio (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nella fase precontrattuale e/o contrattuale intercorrente tra l’Università e l’iscritto, nonché nell’adempimento di un obbligo legale ex art. ex art. 6, par. 1, lett. c Reg. UE/2016/679);
8. comunicare i dati dello studente interessato all’ente erogatore di eventuali borse di studio (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nell’esecuzione delle obbligazioni contrattuali tra Titolare e Ente erogatore, eseguite in favore del soggetto interessato, nonché nell’adempimento di un obbligo legale ex art. ex art. 6, par. 1, lett. c Reg. UE/2016/679);
9. gestire l’eventuale attribuzione di alloggi convenzionati (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel contratto intercorrente tra l’Università e l’iscritto); 
10. gestire l’eventuale esonero dal pagamento dei contributi universitari degli studenti con disabilità accertata e gestire specifiche richieste motivate dallo stato di salute dello studente (la legittimazione del trattamento è rinvenibile, per i dati personali, nell’esecuzione di un obbligo legale, ex art. 6 par. 1 lett. c) del Regolamento UE 2016/679, mentre per i dati particolari, nel consenso dell’interessato);
11. erogare i servizi della biblioteca, mettendo a disposizione dell’interessato il materiale didattico per lo studio, la formazione e le ricerche (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel contratto sottoscritto tra l’Università e l’iscritto); 
12. offrire e gestire servizi di placement e stage (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel contratto sottoscritto tra l’Università e l’iscritto);
13. compilare la biografia dello studente (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel contratto sottoscritto tra l’Università e l’iscritto);
14. gestire l’accesso e la fruizione dei servizi informatici - come, ad esempio, la creazione dell’account di posta elettronica e la piattaforma e-learning o i servizi forniti da strumenti di assistenza vocale (Alexa) - e verificarne il corretto utilizzo, (la legittimazione giuridica è rinvenibile nel contratto sottoscritto tra Ateneo e interessato);
15. gestire la partecipazione dello studente alle attività didattiche, extra-curriculari organizzate da Luiss quali a mero titolo esemplificativo Adoption Lab, Academyc Gym, corsi di lingua… (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nell’esecuzione di prestazioni contrattuali sorte tra Titolare e interessato);
16. pubblicare i dati relativi all’elaborato finale sull’archivio online delle tesi Luiss https://tesi.luiss.it/ (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel consenso dell’interessato, richiesto al momento della presentazione della domanda di laurea);
17. gestire la partecipazione dello studente alle attività culturali e di volontariato organizzate da Luiss (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel consenso dell’interessato, richiesto in sede di domanda di partecipazione);
18. gestire la prenotazione delle navette Luiss tramite APP (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel contratto intercorrente tra l’Università e l’iscritto);
19. consentire, su richiesta dell’interessato o di terzi aventi diritto, la certificazione del titolo conseguito presso l’Ateneo (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel nell’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri ex art. 6, par. 1, lett. e Reg. UE/2016/679, nonché nelle disposizioni di legge in materia);
20. includere lo studente nella community di Alumni Luiss, attraverso l’invio di offerte di lavoro, inviti a eventi organizzati dal network in collaborazione con Luiss (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel contratto intercorrente tra l’Università e l’iscritto);
21. inviare comunicazioni commerciali e newsletter relative ai servizi offerti ed alle iniziative promosse, invitare l’interessato ad eventi, eventi formativi o a partecipare a corsi inerenti al percorso formativo (la legittimazione giuridica è rinvenibile nel consenso dell’interessato); 
22. trattare i dati per scopi di profilazione finalizzata alla realizzazione delle attività dedicate in base a interessi, esperienze, abilità, conoscenze (ad es. i servizi di placement stage, inviti a eventi in base al percorso di studi sostenuto…) (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel consenso dell’interessato).

Con quali modalità il Titolare tratta i Suoi dati personali e per quanto tempo li conserva?

I dati personali dell’interessato sono trattati in modalità elettronica (servers, database in cloud, software applicativi etc.).

Il Titolare conserva le informazioni dell’interessato per un periodo di tempo individuato secondo i criteri di prescrizione civile e nel rispetto di specifiche leggi di settore, nonché in base ai termini necessari per il corretto perseguimento delle finalità sopra individuate.

A chi comunichiamo i Suoi dati personali?

• ambito di comunicazione interno

Possono accedere ai dati personali dell’iscritto solo i dipendenti e i collaboratori dell’Ateneo che ne abbiano necessità per offrirle i servizi richiesti e limitatamente alle sole informazioni a ciò strumentali e connesse. In particolare:

• personale amministrativo;
• personale docente;
• tutor e collaboratori.

I nostri dipendenti e collaboratori sono stati informati e formati sull’importanza del rispetto dei principi e delle regole in materia di trattamento dei dati personali.

• ambito di comunicazione esterno

Il Titolare condivide le informazioni personali degli interessati con alcuni fornitori che la coadiuvano nell’erogazione dei servizi richiesti e che sono a tal fine specificatamente nominati in qualità di Responsabili esterni del trattamento. In particolare:

• terze parti delle quali il Titolare si avvale per la gestione degli aspetti fiscali e contabili del rapporto (ad esempio gli istituti di credito);
• terze parti delle quali il Titolare si avvale per la prestazione dei servizi assicurativi;
• terze parti delle quali il Titolare si avvale per l’erogazione dei servizi strumentali alla gestione del complesso dei rapporti con l’interessato;
• terze parti delle quali il Titolare si avvale per l’eventuale erogazione delle borse di studio;
• terze parti (pubbliche o private) delle quali il Titolare si avvale al fine di offrire e gestire servizi di placement e stage.

Qualora il fornitore acceda ai dati, lo farà rispettando la normativa vigente in materia di protezione dei dati personali e le istruzioni impartite dal Titolare.

Il Titolare condivide le informazioni degli interessati con soggetti terzi, finanziatori di borse di studio: tale trattamento è strumentale e strettamente connesso all'erogazione dei contributi economici.

Il Titolare non comunica informazioni personali ad altre terze parti senza il consenso dell’interessato, a meno che ciò non sia richiesto dalla legge o da un’Autorità:

• nel caso in cui sia necessario per motivi di sicurezza nazionale;
• per motivi di interesse generale;
• in relazione ad una richiesta proveniente dalle Autorità pubbliche.

I Suoi dati vengono trasferiti all’estero?

I dati personali dell’interessato vengono trasferiti all’estero per la fornitura di alcuni servizi: il trasferimento in questi casi si fonda su decisioni di adeguatezza o sulle clausole standard della Commissione Europea.

Nello specifico, al fine di fornire i servizi della Biblioteca a mezzo della piattaforma “Alma” fornita da Ex Libris Ltd. è possibile che i dati degli interessati vengano trasferiti in Israele: in questo caso, il trasferimento si basa sulla decisione di adeguatezza 2011/61/EU rilasciata da parte della Commissione Europea in data 31 gennaio 2011.

Qualora lo studente richiedesse di partecipare a programmi di scambio internazionale riceverà una specifica informativa che darà evidenza dei relativi trasferimenti dei dati personali all’estero.

Quali sono i Suoi diritti come interessato del trattamento e come può esercitarli?

Il Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali (2016/679) Le garantisce, come interessato del trattamento, specifici diritti.

Per ciascun trattamento, può esercitare I seguenti diritti:

 

• Diritto di accesso: ha il diritto di ottenere una copia dei dati personali di cui siamo in possesso e che sono sottoposti a trattamento;
• Diritto alla rettificazione: ha il diritto di rettificare i Suoi dati personali conservati dal Titolare qualora non siano aggiornati o corretti;
• Diritto di opporsi al trattamento di dati personali per finalità commerciali: può chiedere che il Titolare cessi di inviare comunicazioni commerciali in qualsiasi momento; 
• Diritto di opporsi a decisioni basate su processi esclusivamente automatizzati: può chiedere di non essere destinatario di decisioni prese in base a processi esclusivamente automatizzati, inclusa l’attività di profilazione; 
• Diritto di revocare un consenso prestato: ha il diritto di revocare il consenso prestato per un determinato trattamento in qualsiasi momento; 
• Diritto di rivolgersi all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali: ha il diritto di rivolgersi all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali qualora abbia dubbi sul trattamento di dati personali operato dal Titolare.

Può esercitare anche i seguenti diritti al ricorrere di determinate circostanze:

 

• Diritto alla cancellazione: può richiedere che il Titolare cancelli I Suoi dati personali qualora siano cessati gli scopi del trattamento e non sussistano interessi legittimi o norme di legge che ne impongano la continuazione; 
• Diritto di opporsi ad un trattamento: può chiedere che il Titolare cessi di svolgere un determinato trattamento sui Suoi dati personali;
• Diritto di limitare il trattamento: ha il diritto di richiedere che il Titolare limiti le operazioni di trattamento sui Suoi dati personali;
• Diritto alla portabilità del dato: ha il diritto di ottenere una copia dei Suoi dati in un formato strutturato ed informaticamente trasferibile ad altro Titolare. 

Qualora l’interessato desideri esercitare i diritti riconosciuti dalla legge potrà inviare, senza alcuna formalità, una e-mail all’indirizzo privacy@luiss.it o scrivere al Titolare, la Luiss Guido Carli, all’indirizzo di Viale Pola n. 12 – 00198 – Roma, specificando la propria richiesta e fornendo le informazioni necessarie all’identificazione dell’istante. 

I riferimenti del Responsabile per la protezione dei dati personali (RPD o Data Protection Officer, DPO) sono consultabili sul sito web del Titolare www.Luiss.it 

Il Titolare avrà cura di fornirle riscontro entro un mese. Qualora non riuscisse a fornire riscontro entro il termine sopra indicato le darà una spiegazione dettagliata sulle motivazioni per le quali non può soddisfare la Sua richiesta.