Premessa
La presente informativa definisce le caratteristiche del trattamento effettuato dalla Libera Università Internazionale degli Studi Sociali Guido Carli – Luiss (“Titolare”), conformemente al Reg. UE/2016/67 e al D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, e s.m. (“Codice Privacy”), in relazione ai dati personali degli studenti, ed evidenzia i diritti statutari dei medesimi.
L'informativa privacy viene periodicamente aggiornata per tenere conto dell'evoluzione normativa e delle nuove modalità di trattamento dei dati personali.
Quali dati personali raccogliamo?
Il Titolare raccoglie e tratta i seguenti dati personali:
- dati identificativi (nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale e cittadinanza);
- immagine;
- dati di contatto (indirizzo di residenza, indirizzo e-mail, numero di telefono);
- dati relativi al curriculum accademico;
- dati relativi alla conoscenza delle lingue straniere;
- dati particolari/sensibili (ad es. dati sanitari, dati giudiziari);
- dati relativi alla situazione reddituale e patrimoniale (es. ISEE);
- dati relativi a un contatto di emergenza (nome, cognome, telefono, e-mail, grado di parentela).
Perché raccogliamo i tuoi dati e perché il loro trattamento è lecito?
Il Titolare raccoglie e tratta i dati personali dell'interessato nel perseguimento delle seguenti finalità:
- gestire – anche dal punto di vista amministrativo – il rapporto con lo studente, organizzando tutte le attività di formazione, supporto didattico, programmi di scambio e valutazione delle competenze acquisite, attraverso esami finali e prove intermedie (la legittimità giuridica del trattamento può essere riscontrata nello svolgimento di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. e Reg. UE/2016/679);
- gestire il rapporto con l'iscritto dal punto di vista amministrativo, sottoporre all'interessato questionari relativi ai servizi offerti dall'Ateneo (la legittimità giuridica del trattamento può essere riscontrata nel contratto sottoscritto tra l'Università e l'interessato);
- utilizzare l'immagine dello studente ai fini della creazione del badge elettronico (la legittimità giuridica del trattamento può essere trovata nel contratto sottoscritto tra l'Università e l'interessato);
- inviare allo studente questionari finalizzati alla raccolta dei dati statistici richiesti dal Ministero dell'Istruzione e da altri soggetti istituzionali e a supportare l'Ateneo nella progettazione e realizzazione di indagini conoscitive e studi tematici (la base giuridica del trattamento risiede nel contratto sottoscritto tra l'Ateneo e l'interessato);
- gestire – dal punto di vista contabile e fiscale – il rapporto con lo studente (la base giuridica del trattamento risiede nel contratto e nella normativa di riferimento);
- contattare la persona indicata come contatto di emergenza in casi estremi di necessità (la base giuridica del trattamento risiede nel consenso dello studente);
- gestire l'eventuale erogazione di borse di studio (la legittimità giuridica del trattamento può essere riscontrata nella fase precontrattuale e/o contrattuale tra l'Ateneo e l'interessato, nonché nell'adempimento di un obbligo legale ai sensi dell'art. ex art. 6, par. 1, lett. c Reg. UE/2016/679);
- comunicare i dati dello studente interessato all'ente concedente di eventuali borse di studio (la legittimità giuridica del trattamento può essere riscontrata nell'esecuzione degli obblighi contrattuali tra il Titolare e l'Organismo Fornitore, effettuati a favore dell'interessato, nonché nell'adempimento di un obbligo legale ai sensi dell'art. par. 1, lett. c Reg. UE/2016/679);
- gestire l'eventuale assegnazione di alloggi convenzionati (la base giuridica del trattamento risiede nel contratto sottoscritto tra l'Ateneo e lo studente);
- gestire l'eventuale esonero dal pagamento dei contributi universitari per gli studenti con invalidità accertata e gestire specifiche richieste motivate dallo stato di salute dello studente (la legittimità del trattamento può essere riscontrata, per i dati personali, nell'esecuzione di un obbligo legale, ai sensi dell'art. 6 par. 1 lett. c) del Regolamento UE 2016/679, mentre per categorie particolari di dati, nel consenso dell'interessato);
- fornire servizi bibliotecari, mettendo a disposizione dell'interessato materiale didattico di studio, formazione e ricerca (la legittimità giuridica del trattamento è ricercabile nel contratto sottoscritto tra l'Ateneo e l'interessato);
- offrire e gestire servizi di placement e tirocinio (la base giuridica del trattamento risiede nel contratto sottoscritto tra l'Ateneo e lo studente);
- compilare la biografia dello studente (la legittimità giuridica del trattamento è riscontrabile nel contratto sottoscritto tra l'Ateneo e l'interessato);
- gestire l'accesso e la fruizione dei servizi informatici - quali la creazione di un account di posta elettronica e della piattaforma e-learning o dei servizi forniti dagli strumenti di assistenza vocale (Alexa) - e verificarne il corretto utilizzo (la base giuridica del trattamento è ricercabile nel contratto sottoscritto tra l'Ateneo e lo studente);
- gestire la partecipazione degli studenti alle attività educative extracurricolari organizzate dalla Luiss quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, Adoption Lab, Academyc Gym, corsi di lingua... (la base giuridica del trattamento è ricercabile nel contratto sottoscritto tra l'Ateneo e lo studente);
- pubblicare i dati relativi alla tesi finale sull'archivio online delle tesi Luiss https://tesi.luiss.it/ (la base giuridica del trattamento risiede nel momento della presentazione della domanda di laurea);
- gestire la partecipazione dello studente alle attività culturali e di volontariato organizzate dalla Luiss (la legittimità giuridica del trattamento può essere riscontrata nel consenso dell'interessato, richiesto al momento della richiesta di partecipazione);
- gestire la prenotazione delle navette Luiss tramite l'APP (la base giuridica del trattamento risiede nel contratto sottoscritto tra l'Ateneo e lo studente);
- consentire, su richiesta dell'interessato o di terzi legittimati, l'attestazione del titolo conseguito presso l'Ateneo (la legittimità giuridica del trattamento può essere riscontrata nell'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. e Reg. UE/2016/679, nonché nelle disposizioni di legge pertinenti);
- inserire lo studente nella comunità Luiss Alumni, attraverso l'invio di offerte di lavoro, inviti ad eventi organizzati dalla rete in collaborazione con Luiss (la base giuridica del trattamento è ricercabile nel contratto sottoscritto tra l'Ateneo e lo studente);
- inviare comunicazioni commerciali e newsletter relative ai servizi offerti e alle iniziative promosse, invitare l'interessato ad eventi, eventi formativi o a partecipare a corsi relativi al percorso formativo (la legittimità giuridica può essere riscontrata nel consenso dello studente);
- trattare i dati per finalità di profilazione finalizzate allo svolgimento di attività dedicate basate su interessi, esperienze, competenze, conoscenze (es. servizi di placement stage, inviti ad eventi in base al percorso di studi sostenuto...) (la legittimità legale può essere trovata nel consenso dello studente).
In che modo il Titolare tratta i tuoi dati personali e per quanto tempo vengono conservati?
I dati personali dell'interessato sono trattati elettronicamente (server, database cloud, software, ecc.).
Il Titolare conserva i dati dell'interessato per un periodo di tempo coerente con quanto prescritto dalla legge e tenuto conto del tempo necessario per il corretto raggiungimento delle finalità sopra indicate.
A chi comunichiamo i tuoi dati personali?
Internamente
Ai dati personali degli studenti possono accedere esclusivamente i dipendenti e altro personale dell'Ateneo in modo da fornire agli studenti i servizi richiesti e limitatamente ai soli dati necessari a tal fine, in particolare:
- personale amministrativo;
- personale accademico;
- tutor e collaboratori.
I nostri dipendenti e altro personale sono stati informati e formati sull'importanza di osservare le regole e i principi che regolano il trattamento dei dati personali.
Esternamente
Il Titolare condivide i dati personali degli studenti con alcuni fornitori che svolgono un ruolo nell'erogazione dei servizi richiesti e che sono stati appositamente nominati Responsabili esterni del trattamento, in particolare:
- soggetti terzi di cui il Titolare si avvale per gestire gli aspetti fiscali e contabili del rapporto (ad esempio, banche);
- soggetti terzi di cui il Titolare si avvale per l'erogazione di attività assicurative;
- soggetti terzi di cui il Titolare si avvale per la gestione complessiva del rapporto con gli interessati;
- soggetti terzi di cui il Titolare si avvale ai fini della concessione di borse di studio;
- soggetti terzi di cui il Titolare si avvale ai fini dell'offerta e della gestione dei servizi di placement e stage.
I fornitori che accedono ai dati lo fanno nel rispetto della legge applicabile in materia di protezione dei dati e delle istruzioni impartite dal Titolare.
Il Titolare non può comunicare i dati personali a terzi senza il consenso dell'interessato, a meno che la comunicazione non sia obbligatoria per legge o dalle autorità:
- qualora ciò risulti necessario per motivi di sicurezza nazionale;
- per motivi di interesse generale;
- sulla base di una richiesta presentata dalle autorità pubbliche.
I tuoi dati vengono trasferiti all'estero?
I dati personali dell'interessato non sono, di norma, trasferiti fuori dall’Unione Europea. Tuttavia, laddove fosse necessario trasferire i dati personali dell’interessato extra-UE, il trattamento verrà effettuato nel rispetto del Titolo V (GDPR).
Qualora gli studenti richiedano di partecipare a programmi di scambio internazionale, riceveranno una specifica informativa che darà evidenza dei relativi trasferimenti di dati personali all'estero.
Quali sono i tuoi diritti in qualità di interessato e come puoi esercitarli?
Il GDPR riconosce diritti specifici agli interessati, in particolare:
- Diritto di accesso: hai il diritto di ottenere una copia dei dati personali di cui siamo in possesso e che sono oggetto di trattamento;
- Diritto di rettifica: hai il diritto di rettificare i tuoi dati personali conservati dal Titolare qualora non siano aggiornati o corretti;
- Diritto di opporsi al trattamento dei dati personali per finalità commerciali: può richiedere che il Titolare cessi in qualsiasi momento l'invio di comunicazioni commerciali;
- Diritto di opposizione a decisioni basate su processi esclusivamente automatizzati: puoi richiedere di non essere destinatario di decisioni assunte sulla base di processi esclusivamente automatizzati, inclusa l'attività di profilazione;
- Diritto di revocare un consenso prestato: ha il diritto di revocare il consenso prestato per un determinato trattamento in qualsiasi momento;
- Diritto di rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali: hai il diritto di rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali qualora abbia dubbi sul trattamento dei dati personali da parte del Titolare.
È inoltre possibile esercitare i seguenti diritti in determinate circostanze:
- Diritto alla cancellazione: puoi chiedere che il Titolare cancelli i tuoi dati personali se le finalità del trattamento sono cessate e non vi sono interessi legittimi o leggi che ne richiedano la continuazione;
- Diritto di opposizione al trattamento: puoi chiedere che il Titolare cessi di effettuare uno specifico trattamento sui tuoi dati personali;
- Diritto di limitazione del trattamento: hai il diritto di chiedere al Titolare del trattamento la limitazione delle operazioni di trattamento sui tuoi dati personali;
- Diritto alla portabilità dei dati: hai il diritto di ottenere una copia dei tuoi dati in un formato strutturato e informatizzato che possa essere trasferito ad un altro Titolare del trattamento.
Gli interessati che intendono esercitare i propri diritti legali possonoinviare una e-mail all'indirizzo privacy@luiss.it o scrivere al Titolare con sede in Viale Pola 12, 00198 Roma, Italia, esponendo la propria richiesta e fornendo le informazioni necessarie per identificarli.
I riferimenti del Responsabile della protezione dei dati personali (RPD o Data Protection Officer, DPO) sono consultabili sul sito web del Titolare http://www.luiss.it/contatti .